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CARGAS E FRETES SPOT: Entenda, controle e faça sua empresa ter mais economia em operações não previstas

Termo corriqueiro para quem trabalha com logística e de desespero para quem paga a conta frete — SPOT — demandas imprevisíveis de fretes, urgência de entregas, imprevisibilidade e variação da operação.

Um “mal” necessário,um “bem” inconveniente ou apenas ocorrências inerentes e remediáveis?

Você não faz a mínima ideia do que estamos falando? Já ouviu falar, sabe o que é, mas não consegue controlar? Sem problemas. Não se desespere…

A Brasilmaxi preparou muitas dicas para você que deseja entender o conceito para atender seus clientes com excelência, eficiência e rapidez, mas, com total controle e economia dos custos e processos operacionais. O que acha de mergulharmos juntos nesta jornada?

Seja bem vindo ao mundo dos fretes e operações Spots…

Demandas que apresentam variações ao longo do mês, clientes que fazem pedidos de última hora; entregas urgentes, períodos trimestrais, semestrais e/ou anuais de sazonalidade para itens específicos ou simplesmente a acuracidade das estimativas que mais uma vez não bateu, e,pumba, lá está ele —o frete SPOT.

CONCEITO DO SPOT:

Um dos vários significados que a palavra inglesa SPOT tem é “instantâneo ou imediato”. Termo comum no mercado de commodities e negociações em bolsas de mercadorias.

O mercado SPOT tem como característica balisar—a entrega da mercadoria imediata e pagamento feito à vista—conhecido também como mercado disponível, mercado físico ou mercado pronto—, destoando do mercado futuro, onde os pagamentos acontecem em prazos que variam de cinco dias a dois anos após a negociação.

Na logística de transportes, por motivos já citados, os chamados Spots: caminhões excedentes para operações específicas, são comuns,e,se configuram quando uma empresa necessita de um serviço de transporte fora do contrato com os transportadores oficiais, acionando-o esporadicamente e, em caráter de urgência.

Nesta categoria, entretanto,mesmo em caráter Spot, as cobranças podem ocorrer em prazos mais extensos,não se dando de maneira imediata, contudo, os valores são maiores que os praticados ocasionalmente dado a urgência da contratação.

QUAIS SÃO SUAS DESVANTAGENS:

O sucesso de uma organização está relacionado diretamente à vantagem competitiva necessária para enfrentar a concorrência. Uma das possíveis vantagens que temos dentro da cadeia logística é a economia no custo gerado pela entrega do produto ao cliente, o que não ocorre na categoria SPOT.

O frete SPOT apresenta um cenário de desvantagens para o negócio com suas características de:

  • Pagamento à vista;
  • Urgência no transporte e entrega;
  • Custo elevado;
  • Pedidos fora do padrão;
  • Contratação e controle de outros provedores de serviço;
  • Gestão de faturas de cobrança;
  • Desorganização da programação operacional.

QUAIS SÃO SUAS VANTAGENS:

Mesmo diante de tal imprevisibilidade de custos e planejamento, controle de provedores,faturas e etc., o uso do frete Spotse faz necessário em alguns momentos e pode trazer vantagens para o negócio desde que bem gerido.Dentre elas citaremos três:

  1. Atendimento a necessidades urgentes:Há momentos em que uma contratação rápida para se apagar um “incêndio” se faz necessário, e como já mencionado, o SPOT só se configura em caráter de urgência, assim sendo, pode-se dispensar longos processos de cotação e negociação, comuns em contratos maiores, atendendo a necessidade que não pode esperar.
  2. Manutenção do nível de serviço: Erros acontecem na logística, seja de programação, acuracidade ou operacionais, mas essas dificuldades não podem, de modo algum, afetar a experiência do cliente. Neste caso o frete SPOT pode ser uma ótima alternativa para contingenciar intempéries e não prejudicar o prazo final para a entrega no cliente.
  3. Satisfação do cliente:Ninguém discorda que ter clientes satisfeitos é imprescindível para a saúde de qualquer negócio e, existem clientes que não se importam em pagar mais para receber seu produto em prazo reduzido,isto posto, seja por desejo do cliente ou necessidade de manter os prazos acordados, o frete SPOT é uma excelente manobra para garantir a satisfação do cliente.

COMO FAZER SUA EMPRESA TER MAIS ECONOMIA EM OPERAÇÕES NÃO PREVISTAS:

Tratado sobre os conceitos; vantagens e desvantagens é chegada a hora de apontaros caminhos para minimizar os impactos negativos das desvantagens das cargas e fretes SPOT e, potencializar as vantagens fazendo o uso inteligente delas, gerando maior economia nestas operações.

Para obter vantagem competitiva, controlar cargas e fretes Spots é substancial, e, a essa altura você já deve ter percebido que o sistema SPOT,trata-se de uma operação de risco, principalmente no tocante aos custos.

Por isso é dever do gestor ou operador logístico (quando parceiro) controlar/monitorar a incidência do frete SPOT.Se esse for um fenômeno comum, corriqueiro, regular—, é hora de tomar algumas medidas para equalizar o contexto e economizar nessas operações imprevistas.

Nós da Brasilmaxi listaremos duas ações fundamentais para controle dos processos e redução dos gastos Spots:

  1. Identifique os motivos e frequência: olhando para seu histórico operacional através de KPIs e relatórios gerenciais, você conhecerá os principais motivos e as frequências em que faz uso de frete SPOT —de posse dessas informações saberá identificar a causa raiz dos problemas:
    1. Sazonalidade dentro do mês (comportamento do mercado consumidor, tributação, negociação de desconto, blefe de comprador e etc.);
    2. Estratégia equivocada, ou nenhuma, do departamento de vendas;
    3. Portfólio sazonal, logo irremediável por ser natural do seu negócio;
    4. Erro operacional;
    5. Atrasos do atual provedor logístico;
    6. Erro de estimativa e demanda.
  2. Reveja o contrato com as transportadoras: identificado os motivos do uso do SPOT e também suas frequências, é hora de rever os contratos e acordos com seu parceiro logístico. Neste momento é preciso:
    1. Ter certeza que você tem ou vai contratar um bom e verdadeiro parceiro logístico e não mais um aventureiro; o que é comum no cenário atual;
    2. Colocar na mesa de negociação as particularidades do seu negócio, todas elas:
      1. Concentração de pedidos em épocas específicas;
      2. Comportamento “anormal” de algum cliente importante;
  • Histórico e demanda real de sua operação.
  1. Depois de entendida a operação e negociado os custos:
    1. Estabeleça SLAs de qualidade, eficiência e custos;
    2. Ônus e bônus da transportadora quando atender ou não sua demanda de carga SPOT;
  • Medidas a serem adotadas para acompanhamento e medição do acordado.

***

Como pudemos conferir durante nossa pequena jornada, as cargas e fretes SPOT são parte do processo logístico, assim não se configuram como um mal nem um bem em si mesmas; são apenas parte do processo que teremos que administrar na cadeia…

…e, na logística, especialmente no transporte que pode abocanhar até 2/3 do custo logístico e cada dia mais é percebido como responsável pela manutenção de clientes e repetição do negócio, atentar-se para economia, eficiência e qualidade pode definir quais serão as empresa que estarão “vivas” e saudáveis nos próximos anos.

E aí, como você vai querer ver sua empresa nos próximos anos?

2 Commentários

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  1. Alexandre
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    Muito interessante está matéria, a gestão de fretes é importante para reduzir custos nas empresas. Sensacional.

    • Rosana
      Reply

      Que bom que tenha gostado Alexandre, em breve publicaremos mais artigos interessantes.

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